6 tiltak for kostnadskutt i din virksomhet

I en periode med skiftende markedsutsikter er det mange selskaper som allerede har tatt grep for å sikre sin posisjon og lønnsomhet. I løpet av få måneder har hovedfokuset for de aller fleste endret seg fra å jobbe med initiativer som øker topplinje, til å effektivisere drift og kutte kostnader. For å oppnå resultater raskt er det flere virkemidler å velge mellom. I denne artikkelen presenterer vi de virkemidlene som etter vår erfaring er de aller mest kraftfulle.

Redefiner hvilke oppgaver som skal gjøres, hvor, og av hvem

Mange selskap har svært mye å hente på bedre organisering, bemanning og plassering av ulike funksjoner. Et mer bevisst forhold til disse temaene må til for å sikre at selskapet kan oppnå en optimal kombinasjon av effektivitet, fleksibilitet og kostnader. Vår erfaring tilsier at det for de største selskapene i Norge kan være hundretalls millioner å hente på å redefinere hvilke oppgaver som skal gjøres, på hvilke lokasjoner, og av hvilke ressurser. For eksempel reduserte Circle K kostnadene med flere hundre millioner norske kroner da de flyttet et hundretalls ansatte til sitt business center i Riga. Så hva kan du gjøre?

1. Samordne parallelle og fragmenterte funksjoner. Etter en tid med sterk vekst hvor mange virksomheter har gjennomført oppkjøp og sammenslåinger, får vi typisk mange parallelle og fragmenterte funksjoner. Dette gir økt kompleksitet både med tanke på roller og organisering, hvordan oppgavene løses og hvor godt systemene understøtter dette. I Knowit har vi sett foretak som har en egen lønnskjøringsfunksjon per geografiske enhet, og et annet selskap som opplevde å sitte med hele 4 grupperinger med interne konsulenter for forbedringsarbeid. Gjennom å se på funksjonene i sammenheng og gjøre en geografisk og strukturell konsolidering, kan man erfaringsmessig realisere en kostnadseffektivisering på opp mot 40% av den opprinnelige kostnadsbasen.
2. Flytt funksjoner til et lavkostland. I mange tilfeller trenger man kunnskap om lokale forhold eller kultur for å kunne gjøre en jobb. Noen oppgaver bør også gjøres lokalt fordi det er en del av kjernevirksomheten, eller fordi det reduserer risiko. Samtidig vet vi at mange av oppgavene som i dag løses i Norge, også kan løses av andre til lavere kostnad, uten at det fører til vesentlig økt risiko. En bedrift kan enten velge å outsource oppgavene til en tredjepart, eller etablere slike fellesfunksjoner i et land med lavere lønns- og driftskostnader i egen regi. Gjennom å flytte funksjoner til eksempelvis Latvia vil en typisk besparelse være på 50 – 60% per årsverk flyttet.
3. Standardiser og automatiser I dag håndteres mange repetitive oppgaver manuelt innen ulike virksomhetsfunksjoner. Dette er ofte uhensiktsmessig kostbart, og kan også føre til uønsket variasjon i behandling av oppgaver og dårligere kvalitet på grunn av menneskelige feil. Gjennom å standardisere og automatisere oppgaver kan man redusere kostnader, sørge for at behandling går raskere, og samtidig unngå feil. Vår erfaring tilsier at man kan redusere kostnadene tilknyttet prosessene som blir standardisert og automatisert med 60 – 80%.

Mulighetene nevnt over er ikke gjensidig utelukkende, men bør vurderes samlet. Det å ta en grundig vurdering av felles prosesser og funksjoner kan være et grep som kan både kan øke levert kvalitet, og redusere kostnader.

Ta kontroll over innkjøpene til organisasjonen

Kjøp av varer og tjenester utgjør en stor del av kostnadsbasen til en virksomhet. I de største næringene i Norge, utgjør innkjøp typisk 50 – 90% av de totale kostnadene. Dette gjør at innkjøp er et av de aller viktigste områdene å fokusere på for å sikre kostnadseffektivitet. Her er det flere muligheter å se på.

4. Stram inn kostnadskontrollen. Du kan oppnå rask kostnadseffekt på kjøp av varer og tjenester ved å bli bedre på å anskaffe det du faktisk har behov for. Dette er logisk, men vår erfaring er at innkjøp som kostnadsdriver sjelden får den oppmerksomheten den fortjener. Gode kartlegginger og analyser skaper klarhet i hva man bruker penger på, og gjennom dette kan man identifisere kostnadsbesparende tiltak. Vanlige tiltaksområder er tilknyttet lokaler og fasiliteter, kjøp av maskiner og utstyr, samt lisenser og avtaler. I tillegg ser vi ofte at justering av servicegraden på enkelte områder kan bidra til store kostnadseffekter, uten at det påvirker kundetilfredsheten. Slike tiltak gir erfaringsmessig effekter på 10 – 50% lavere kostnader per innkjøpskategori. I tillegg til å kjøpe mindre kan god kostnadskontroll oppnås ved bedre organisering og kontroll med både innkjøpere og leverandører. Innkjøpslekkasjer, kjøp utenfor kontrakt eller såkalt maverick spend, er et normalt problem. Virksomheter legger ned mye tid i å finne leverandører, fremforhandle kontrakter, og sette opp tilhørende logistikk, men lykkes ikke med å implementere avtalene i egen organisasjon. Dette er spesielt viktig for innkjøpskategorier av stor verdi eller som er av strategisk viktighet for virksomheten. På enkelte innkjøpskategorier kan du forvente kostnadseffekter i størrelsesorden 10 – 20% ved å redusere innkjøpslekkasjer.
5. Konsolider innkjøp og leverandørbasen. Konsolidering av innkjøpene skaper mer forhandlingsmakt og muligheter for kostnadsreduksjoner. Gode kategoristrategier med påfølgende leverandørforhandlinger optimaliserer hvilke produkter og tjenester som skal anskaffes, og tilpasser leverandørbasen til dette. Færre leverandører kan også redusere forvaltningskostnader, slik at selskapet kan benytte mer tid på de leverandørene som er strategisk viktige. I tillegg til muligheter for konsolidering finner vi også eksempler på at mange selskaper har parallelle avtaler med samme leverandør, som gir muligheter for prisharmonisering. I sum er 5 – 15% i kostnadsbesparelser fra konsolideringsarbeid normale effekter. 
6. Senk lagernivåene dine. Varer som ligger på lager binder opp kapital, koster penger å lagre, og fører som regel til høyere andel ukurans. Derfor er det viktig at virksomheter har et kritisk blikk på lagernivåene sine. Virksomheter bør jevnlig vurdere om det har skjedd endringer i etterspørselen, eller om andre betingelser har endret seg, slik at man kan tilpasse bestillingspunkter og ordrestørrelse. I tillegg vil det å kassere artikler som ikke lenger kan brukes utløse skattemessige effekter, og samtidig frigjøre lagerkapasitet.

For å sikre varige effekter av de tiltakene man gjør er det viktig med god styring og ledelse før, under og etter de implementeres. Tydeliggjøring av tiltakenes rasjonale og innhold bidrar til å etablere en sence of urgency, og hvert tiltak må ha en tydelig eier og ansvarlig for at tiltaket skal kunne gjennomføres med ønsket effekt. I tillegg vil systematisk måling og oppfølging av ytelse og resultater bidra til at gevinstene realiseres. Samtidig er det viktig å ta med i betraktningen at kostnadskutt i de aller fleste tilfeller vil påføre virksomheten en belastning, og jo større kutt, jo større vil denne belastningen være. Det er derfor viktig å tenke gjennom hvilken påvirkning det vil ha på organisajonen, og iverksette tiltak som står i forhold til den effekten man ønsker å oppnå.

I Knowit har vi kunnskapen og erfaringen til å hjelpe virksomheter med å forbedre sin lønnsomhet, og effektivisere drift. Vi har blant annet hjulpet Circle K med å redusere kostnader i terminaldriften, vi har hjulpet Peab med å redusere kostnad per lønnslipp, og vi har hjulpet Verdipapirsentralen med å effektivisere IT-drift.  

Vil du vite mer om hvordan du og din bedrift kan kartlegge kostnadspotensialer og mulighetsrommet for forbedringer? Ta kontakt under.