Digitalt opptakssystem på toppidrettsnivå

WANG har lenge vært kjent for sin satsing på kombinasjonen skole og toppidrett. Men med papirbaserte søknadsskjema og manuelle rutiner i opptaksprosessen, fikk nye elever et førsteinntrykk som ikke sto i stil med skolens ambisjoner. Systemet skapte unødvendig tidsbruk for ansatte og rom for feil. Behovet for en felles, digital søknadsplattform var tydelig – én som kunne skape en bedre opplevelse både for søkere og administrasjonen.

Etter en grundig kartlegging av behov og muligheter sammen med Knowit, landet WANG på Microsoft Power Platform som teknologisk grunnlag for sitt nye opptakssystem. Plattformvalget ga både fleksibilitet, høy sikkerhet og kostnadseffektiv drift – samtidig som det åpnet for fremtidig videreutvikling.

Selve søknadsskjemaet er digitalisert og gjort lett tilgjengelig via wang.no, bygget i Power Apps for å sikre en intuitiv og profesjonell brukeropplevelse. Når en søknad sendes inn, overføres all data automatisk til CRM-systemet. Her er det bygget inn forretningslogikk som håndterer poengberegning fra opptaksprøver, idrettsvurderinger og annen relevant informasjon som WANG trenger i søknadsbehandlingen.

For å redusere manuelt arbeid og risiko for feil, er store deler av prosessen automatisert med Power Automate. Sammen med AI Builder bidrar dette til at data blir validert og strukturert på en måte som gir de ansatte bedre beslutningsgrunnlag og frigjør tid. Når en søker får tilbud om plass, får vedkommende tilgang til en egen "Min side", bygget i Power Pages, der resten av opptaksprosessen fullføres på en trygg og oversiktlig måte.

Løsningen inkluderer også et omfattende rammeverk for rolle- og tilgangsstyring, tilpasset WANG sin interne organisering. Alt er utviklet for å kunne tas i bruk på tvers av skolene, slik at søkere og ansatte får en konsistent opplevelse uansett geografisk lokasjon.

Den digitale transformasjonen har gitt tydelige gevinster for både elever og ansatte. Med en brukervennlig og automatisert løsning har WANG:

• Forenklet søknadsprosessen og økt kvaliteten på søknadene
• Redusert saksbehandlingstiden betydelig
• Frigjort tid for ansatte til skoleadministrasjon og elevoppfølging
• Forbedret kommunikasjonen med søkerne
• Styrket sin posisjon som en fremtidsrettet og innovativ skoleaktør

Det gode samarbeidet mellom WANG og Knowit fortsetter. Plattformen videreutvikles fortløpende med ny funksjonalitet, og Knowit bistår også med rådgivning innen Performance Marketing og utvikling av kunstig intelligens-løsninger for skolen.