Henrik Gustafsson, medforfatter ”Den digitale arbeidsplassen” og digital strateg hos Knowit, skriver her om hva som kreves for å lykkes med det digitale arbeidsmiljøet, løfte medarbeidere og skape forutsetninger for digitalisering av virksomheten.
Rask teknologiutvikling, ny konkurranse og økte krav til bedre kundeopplevelser er drivere for mer produktive virksomheter, endring og innovasjon. Disse kravene kan være belastende for medarbeidere som sitter fast i gamle arbeidsformer og utdaterte IT-systemer. Det fører til overbelastning, stress og helsemessige utfordringer som drar ned engasjement og hindrer medarbeiderne i å jobbe effektivt og ikke minst kreativt.
Det holder ikke å kaste digitalt støv på eksisterende arbeidsmiljø
Som forbrukere har vi vendt oss til en ny måte å forholde oss til ulike virksomheter. Det skal gå raskt, være intuitivt uansett kanal, når som helst på døgnet og vedkommende virksomhet vet hvem vi er og hva vi foretrekker. Vi kan bevege oss sømløst mellom web, mobile og sosiale kanaler i kontakten med virksomheten, og ikke minst kjenne oss igjen i den opplevelsen som tilbys. Virksomheten lytter til oss og lærer av vår adferd, for hele tiden å kunne tilby bedre, samt nye tjenester basert på denne innsikten.
I praksis lever langt fra alle virksomheter og organisasjoner opp til denne type kundeopplevelse, og den digitale transformasjonen handler for mange om å fange opp og minske gapet som oppstår mellom virksomhetens eksisterende digitale kundeopplevelse og hva kunden faktisk forventer. Veldig mange ledere opplever at digitaliseringen stopper opp etter at man har fått en app, og at man internt henger langt etter.
Det digitale arbeidsmiljøet er ofte dårlig utformet og frustrerende å bruke
Investeringer og implementering av nye IT-systemer dreier seg ofte om å effektivisere en prosess eller en funksjon. Basert på at dette ofte ikke tar utgangspunkt i medarbeider-perspektivet, viser en rapport fra Neochange at produktiviteten i de undersøkte amerikanske foretakene har sunket med nesten 20 prosent de siste årene til tross for at IT-investeringene er gjennomført for å øke produktiviteten. Problemet er at fra et medarbeiderståsted oppfattes det som mange systemer som fungerer på ulike måter, og som fører til ineffektivitet og frustrasjon. I en nylig svensk undersøkelse viste det seg at 110 medarbeidere på et sykehus i løpet av arbeidsdagen var i kontakt med 117 ulike systemer.
Det er selvsagt uholdbart å fortsette med denne typen teknologi-drevne og silo-orienterte satsningene, der brukeren og brukeropplevelsen neglisjeres slik at organisasjonen som helhet fungerer dårligere.
Skifte #1: Fra teknologiske plattformer til digitale tjenester
Økt bruk av digitale tjenester er en del av ett skifte som har pågått i lengre tid, der økonomien går fra produksjon av produkter til produksjon av tjenester. Som forbrukere ser vi i økende gra fordeler av å slippe å eie produkter, men kun betale for de gangene vi virkelig har glede og nytte av for eksempel et sommerhus. Leverandøren kar kun betalt for selve bruken, og vi slipper ansvaret og risikoen det innebærer å eie, samt håndtere produkter og plattformer.
Når man utvikler digitale arbeidsplasser er det viktig å tenke ’tjenester’
’Tjeneste’-tankesettet flytter fokus på en naturlig måte fra selve produktet og de tekniske plattformene til brukerbehov og den verdien som oppleves ved bruk. De digitale tjenestene blir byggesteiner som kan planlegges og prioriteres etter oppsatte mål. Tjenester kan designes, utvikles og optimaliseres fortløpende. Teknologiene som brukes for å realisere tjenestene kan byttes ut når nye, forbedrete teknologier dukker opp.
”Unngå teknologidrevete og silo-orienterte satsninger. Flytt fokus, tenk digitale tjenester; ikke produkter og plattformer.”
Å tenke i tjenester innebærer altså en mulighet til å skape digitale arbeidsplasser med brukeren og verdiskaping i fokus, og kunne endre dem, tjeneste for tjeneste, i en takt som virksomheten og medarbeiderne henger med på.
Skifte #2: Fra strukturerte prosesser til kreativt kunnskapsarbeid
I dag ser vi en automatisering av administrative oppgaver hvor digitale agenter og assistenter tar over rutinebaserte aktiviteter.
Å ta egne initiativ, tenke utenfor boksen og samhandle med andre blir sentralt når verden rundt deg forandres kontinuerlig. Googles Eric Schmidt mener den eneste måten en virksomhet konsekvent kan oppnå suksess i dagens virkelighet, er å tiltrekke seg smarte, kreative medarbeidere og skape et miljø der de opererer i stor skala. Det kreves altså et arbeidsmiljø i form av en digital arbeidsplass som muliggjør for medarbeiderne å være produktive individuelt, men også være i stand til å finne hverandre, dele kunnskap og fleksibelt løse problemer, selv om de ofte er spredd ut over forskjellige kontorer og tidssoner.
På vei til en digital arbeidsplass som løfter medarbeiderne
Digital transformasjon av arbeidsplassen krever et helhetssyn og en samordning som ikke har vært påkrevd tidligere. Eierskapet er som regel for fragmentert til at det digitale arbeidsmiljøet som helhet kan fungere optimalt. Da oppstår det problemer rundt kompleksitet, suboptimalisering og siloer.
Vårt viktigste råd er å involvere interessenter fra ulike deler av virksomheten, inkludert medarbeidere, for å definere utfordringer, behov og frustrasjoner. Vi har funnet ut at en avledet versjon av Osterwalders forretningsmodell kan være nyttig. Den rammer inn oppgaven slik at man ser helheten, kan diskutere og ta beslutninger. Se figuren nedenfor.
